Process Evidence Management · PEM
Todo tu proceso.Toda su historia.Todas las evidencias para demostrarla.
En un proceso digital ocurren muchas cosas: personas que intervienen, documentos que se aportan, comunicaciones, accesos, comparecencias, firmas y decisiones.
PEM hace que las acciones relevantes generen evidencia y la mantiene conectada a la historia del proceso.
Así puedes reconstruir qué ocurrió, cuándo, quién intervino y qué evidencia respalda cada actuación.
Process Evidence Management · PEM
Gestión de Evidencias de Proceso
Cuando necesitas demostrarlo
Tener las evidencias no siempre significa poder contar toda la historia.
Cada firma, comunicación o documento puede estar perfectamente acreditado.
La dificultad aparece cuando necesitas demostrar cómo se relaciona todo lo que ocurrió durante el proceso.
- Firma
- Llamada
- Comunicación
- Decisión
- Documento
- Acceso
- 01
Hay momentos que no dejan evidencia.
No todo lo importante ocurre de una forma que pueda acreditarse después.
Una decisión, una entrega o una interacción relevante puede convertirse en un punto débil si no se realiza mediante una acción capaz de generar evidencia.
- 02
Las evidencias quedan dispersas.
Cada pieza puede ser válida y seguir estando aislada del resto.
Firmas, comunicaciones, documentos o accesos pueden terminar repartidos entre distintas herramientas sin una relación común.
- 03
Falta la historia.
Cuando llega el momento de demostrar, empieza la reconstrucción.
Hay que averiguar qué ocurrió, cuándo, quién intervino y qué evidencia corresponde a cada momento.
¿Y si la historia probatoria del proceso se construyera mientras el proceso ocurre?
Process Evidence Management
PEM
Gestión de Evidencias de Proceso
Una nueva categoría tecnológica definida por IDVERSE.
La categoría
PEM gestiona la dimensión probatoria de un proceso.
Una plataforma PEM permite que las acciones relevantes de un proceso generen evidencia y que cada evidencia permanezca vinculada a la historia a la que pertenece.
La bitácora mantiene la relación entre acciones, evidencias, momentos e intervinientes para que el proceso pueda reconstruirse y demostrarse.
Y no hay que esperar al final.La historia se construye mientras el proceso ocurre.
Una evidencia demuestra un momento.La bitácora permite reconstruir la historia.
Una firma acredita una actuación. Una comunicación certificada, otra. Una aportación documental genera su propia evidencia.
PEM mantiene cada pieza vinculada al proceso, al momento y a los intervinientes a los que pertenece.
Así, cuando necesitas saber qué ocurrió, no tienes que reconstruir la historia a partir de sistemas y documentos dispersos.
EvidenciasBitácoraProceso demostrable
Integridad
Cada evidencia importa.Su relación con las demás también.
La evidencia
Cada acción incorpora las garantías tecnológicas que correspondan: integridad documental, firma o sello electrónico, sello de tiempo, registros de entrega, acceso u otros mecanismos.
La historia
PEM conserva cómo se relaciona cada evidencia con la acción que la originó, sus intervinientes, su contexto y su posición dentro del proceso.
Puedes examinar cada evidencia.Y entender el proceso al que pertenece.
Acciones
Convierte los momentos importantes en acciones que dejan evidencia.
PEM incorpora capacidades tecnológicas allí donde necesitas poder acreditar lo ocurrido.
- Identificación
- Comunicación certificada
- Firma electrónica
- Aportación documental
- Videocomparecencia
- Acceso acreditado
- Captura de evidencia multimedia
Tú decides qué necesitas demostrar.PEM hace posible generar y conectar la evidencia.
La plataforma puede utilizar tecnología propia, tecnología integrada o servicios de confianza especializados.
Si un documento entra en el proceso, su entrada también puede dejar evidencia.
Un archivo puede haberse creado fuera de PEM.
Su historia anterior no cambia por incorporarlo.
Lo que sí podemos acreditar es su incorporación al proceso: quién lo aportó, cuándo lo hizo y exactamente qué archivo se recibió.
En Accordia, TrustedFile convierte esa incorporación en una acción evidenciable, genera su correspondiente evidencia y entrega a quien aporta el archivo un recibo de la aportación.
La evidencia también debe contar quién estaba detrás.
No todas las actuaciones requieren las mismas garantías.
Una dirección de correo electrónico o un número de teléfono pueden vincular una acción a un canal determinado. Un OTP puede añadir una comprobación adicional.
Cuando es necesaria una identificación con mayores garantías, pueden utilizarse certificados digitales u otros mecanismos apropiados.
PEM conserva el mecanismo utilizado para que la evidencia refleje exactamente qué puede acreditarse en cada actuación.
Mecanismo conservado en cada actuación (ejemplos)
- Correo electrónico o teléfono
- Vinculación a un canal
- Canal + OTP
- Comprobación adicional
- Certificado digital u otro mecanismo apropiado
- Identificación con mayores garantías
La mejor tecnología para cada acción.Una misma historia para todo el proceso.
Una identificación, una firma y una comunicación certificada pueden necesitar tecnologías y proveedores diferentes.
PEM permite integrarlas dentro del mismo proceso y mantener cada evidencia vinculada a una bitácora común.
Integración
Tu proceso puede seguir viviendo donde ya vive.
Tu BPM, ERP, CRM o aplicación sectorial puede seguir gestionando tareas, estados, reglas y automatizaciones.
PEM se integra mediante API para añadir capacidad probatoria en los momentos que necesitas acreditar.
El sistema solicita la acción. PEM genera o incorpora la evidencia y la mantiene vinculada al proceso.
BPM gestiona la ejecución del proceso.PEM gestiona su dimensión probatoria.
Una buena práctica
Piensa hoy qué necesitarás poder demostrar mañana.
Cuando sabes de antemano qué momentos pueden ser importantes, puedes diseñar el proceso para que generen la evidencia adecuada desde el principio.
Evidence by Design ayuda a identificar esos puntos y las garantías que necesita cada uno.
PEM proporciona la tecnología para llevarlo a la práctica.
Evidence by Design
Una buena práctica para diseñar procesos evidenciables.
La historia se construye mientras el proceso ocurre.
Un proceso puede durar minutos, meses o seguir abierto.
No necesitas esperar a que termine para saber qué ha ocurrido.
En cualquier momento, PEM mantiene la bitácora y las evidencias generadas hasta entonces.
Hoy sabes qué ha ocurrido hasta hoy.
- 12 SEPComunicación → Evidencia
- 16 SEPAportación documental → Evidencia
- 21 SEPFirma → Evidencia
- Hoy
El proceso continúa
Y cuando el proceso termina, la evidencia puede seguir contigo.
Las necesidades de conservación no son iguales para todos los procesos.
La custodia a largo plazo puede incorporarse como una capacidad adicional cuando sea necesaria.
Dónde encaja PEM
Cada tecnología resuelve una parte distinta.
- Gestiona la ejecución.
- Gestiona documentos.
- Gestiona evidencias.
- Gestiona la dimensión probatoria del proceso.
Pueden trabajar juntas.PEM aporta la capa que conecta proceso y evidencia.
Los principios
Qué debe cumplir una plataforma PEM.
- 01
Proceso
Las evidencias pertenecen a un proceso común.
- 02
Acciones evidenciables
Las actuaciones relevantes pueden generar su propia evidencia.
- 03
Evidencia integrada
Las evidencias permanecen agrupadas dentro de la plataforma PEM.
- 04
Contexto y bitácora
Cada evidencia conserva su relación con lo ocurrido.
- 05
Integridad
Se preservan las garantías de cada evidencia y la coherencia del conjunto.
Interoperabilidad
PEM puede integrarse mediante API en los sistemas donde ya se ejecutan los procesos.
Cuando hay que demostrarlo
Lo que ocurrió puede estar claro.Poder demostrarlo es otra cuestión.
La evidencia digital suele ponerse a prueba después.
Cuando alguien cuestiona una conversación, un documento o una actuación, ya no basta con recordar lo ocurrido.
Importa poder acreditar de dónde procede la evidencia, quién intervino y si su contenido conserva las garantías necesarias.
Los tribunales llevan años enfrentándose a esta realidad.
2015 · Tribunal Supremo
Una captura puede mostrar una conversación.No necesariamente demuestra todo lo que hay detrás.
En 2015, el Tribunal Supremo llamó la atención sobre la facilidad con la que pueden manipularse los archivos digitales utilizados en los sistemas de mensajería.
Cuando la autenticidad de una conversación se cuestiona de forma fundada, cobran especial importancia tres elementos:
La conversación puede estar ahí.La cuestión es poder acreditar qué hay detrás de ella.
STS 300/2015 · Tribunal Supremo · Sala de lo Penal
2015
Fragmento ilustrativo de una conversación digital
2021 · Tribunal Supremo
Había mensajes.Faltaban las garantías para atribuirlos con suficiente certeza.
Años después, unos pantallazos de WhatsApp se convirtieron en la prueba esencial de un procedimiento disciplinario.
No constaba adecuadamente el número desde el que se habían enviado, no se aportó el dispositivo que contenía los mensajes y tampoco se acreditaron suficientemente su origen, la identidad de los interlocutores y la integridad del contenido.
El Tribunal Supremo concluyó que aquella prueba no reunía las condiciones necesarias para destruir la presunción de inocencia.
La evidencia existía.Lo que faltaba era poder sostener su historia.
STS 90/2021 · Tribunal Supremo · Sala de lo Militar
2021
Fragmento ilustrativo de una conversación digital
La idea de fondo
La evidencia es más útil cuando conserva el contexto que permite entenderla.
No siempre podemos saber hoy qué será necesario demostrar mañana.
Pero sí podemos construir procesos capaces de generar evidencia mientras ocurren y conservar su relación con cada actuación.
- Qué ocurrió
- Cuándo
- Quién intervino
- Qué evidencia se generó
- Cómo se relaciona con el resto del proceso
La historia probatoria del proceso no debería tener que reconstruirse después.Puede construirse mientras ocurre.
Acción → Evidencia → Contexto → Bitácora → Proceso demostrable
Esa es la razón de ser de
Process Evidence Management
PEM
Esa es la razón de ser de
Process Evidence Management
PEM
El origen
Construimos Accordia.Descubrimos una categoría mucho mayor.
Al desarrollar Accordia empezamos resolviendo una necesidad concreta: mantener en un mismo expediente las evidencias que se generan durante un proceso.
Comunicaciones, documentos, videocomparecencias, firmas y otras actuaciones empezaron a formar una historia común.
Y vimos que aquella necesidad no pertenecía solo a Accordia.
Aparecía en cualquier proceso digital que algún día pudiera necesitar ser demostrado.
Por eso le dimos un nombre:
Process Evidence Management
Para otras plataformas
Incorpora capacidad probatoria a los procesos que ya gestionas.
Tu aplicación conoce el proceso.
PEM puede hacer evidenciables sus momentos críticos.
Mediante API, un BPM, ERP, CRM o aplicación sectorial puede solicitar acciones PEM y mantener las evidencias resultantes dentro de una bitácora común.
Nuestra visión
La próxima frontera de la confianza digital es el proceso.
Ya sabemos acreditar identidades, firmas, comunicaciones, documentos y otras actuaciones digitales.
El siguiente paso es conseguir que esas evidencias puedan permanecer conectadas y contar juntas lo ocurrido.
IDVERSE trabaja para que podamos demostrar no solo momentos digitales, sino la historia completa de los procesos de los que forman parte.
A eso lo llamamos PEM.
Hablemos de tu proceso
¿Qué necesitarías poder demostrar?
Todo proceso tiene momentos que importan.
Cuéntanos el tuyo.
Te ayudaremos a identificar cuáles necesitan dejar evidencia y cómo conectarla para poder reconstruir lo ocurrido.